支店管理部　請求書の差額確認について　ベテラン担当者の話（書き起こし）
※架空の書き起こしです。人物・取引先はすべて仮名で、実在の人物・企業とは関係ありません。
　話し手：東京支店 担当H（この業務を12年担当。来年3月で異動予定）
　聞き手：事務局 担当E
　録音をそのまま文字にしたもので、話の順番は整理していません。

担当E：今日は、請求書と発注が合わなかったときに、担当Hさんがどう調べているかを教えてください。

担当H：どうって言われると難しいんですけど（笑）。まあ、合わなかったら、まず金額の差を見ますよね。
差が小さいのは、だいたい端数なんですよ。単価に小数点があるやつを、向こうが四捨五入してたりするので。
千円いかないくらいなら、もう丸めだなって思って、メモだけ残して通しちゃいます。

担当E：千円未満なら確認しない、ということですか。

担当H：確認しないというか……明細を見て、数量が合ってて単価のところでずれてるなら、ですね。
数量がずれてたら、金額が小さくても見ます。数量違いは別の話なので。

担当E：数量が違ったときは。

担当H：請求の方が多いときは、たいてい追加で出荷してもらってるんですよ。現場が電話で頼んで。
だから倉庫に、納品書が来てるかを聞きます。納品書があれば、発注を後から足してもらうように購買に頼む。
納品書がなかったら、それは向こうの間違いの可能性があるので、仕入先に問い合わせます。
あ、ヌイカ物流さんだけは別で、あそこは運賃を別の行で請求してくるので、数量じゃなくて行が1つ多いんです。
あれは毎月なので、気にしなくていいです。

担当E：単価が違ったときは。

担当H：単価が下がってるときは、値引きの契約があるかどうかですね。年間の取引額で値引きが付く会社があって。
それは購買が知ってるので、購買に聞きます。契約があれば、発注の単価の方が古いので、発注側を直してもらう。
単価が上がってるときは、これはもう仕入先に聞きます。値上げの連絡を見落としてることもあるので、
まずメールを検索してから、ですけど。

担当E：発注番号が書いていない請求書は。

担当H：あれは電話で頼んだやつです、ほぼ。備考に「電話にて」とか書いてあることが多い。
誰が電話で受けたかを探して、その人に発注を登録してもらいます。
で、3営業日たっても登録されなかったら、支払いは保留にします。前にそれで、結局誰も頼んでなかったことがあって。
請求だけ来てて。だからそこは待たないようにしてます。

担当E：同じ発注に請求書が2枚来ることもありますよね。

担当H：ありますね。「再請求」って書いてあったら、前の分が届いてないと思って向こうが出し直してるだけなので、
古い方を無効にします。でも両方とも支払いに回ってたら大変なので、まず支払いを止める。止めてから仕入先に電話。
「再請求」って書いてなかったら、本当に2回納品してるかもしれないので、倉庫にも聞きます。

担当E：税抜で請求してくる会社はどうしていますか。

担当H：ルクナ工材さんですね。あそこは契約でそうなってるので、変えてもらえないです。
こっちで税込に直してから比べます。10パーセント掛けて、端数は切り捨て。向こうの請求書がそうなってるので。

担当E：月末までに片付かなかったものは。

担当H：締めの3営業日前が区切りですね。それまでに片付かなかったものは翌月に回します。
翌月に回すものは一覧にして経理に渡す。これを忘れると、経理から「この請求書どうなってますか」って来るので。
あと、翌月に回したものが2か月続いたら、部長に上げます。これは前の部長のときに決めたやつで、紙には書いてないんですけど。

担当E：ほかに、気をつけていることは。

担当H：うーん……新しい取引先の最初の請求書は、合ってても一回全部見ますね。明細の書き方の癖を覚えるために。
あと、12月と3月は請求書が遅れてくるので、締めの前に催促を入れてます。
それくらいかな。あとは、なんとなく変だなって思ったら見る、って感じです。

担当E：その「なんとなく変だな」は、どういうときですか。

担当H：いつもと金額の桁が違うとか。いつも数万円の会社が数十万円で来てるとか。
そういうのは、合ってても一応見ます。発注の入力ミスのこともあるので。
